Het voeren van een goed verzuimgesprek

Het gemiddelde ziekteverzuim in Nederland is bijna 5%. Dat betekent dat elke dag 5 van de 100 werknemers niet aan het werk zijn. Voor veel bedrijven is dat elk jaar een flinke kostenpost. Daarom is het belangrijk om binnen je bedrijf aandacht te besteden aan het voorkomen en terugdringen van ziekteverzuim. Het voeren van een goed verzuimgesprek met je zieke medewerkers kan daarbij helpen.

Waarom is het voeren van een goed verzuimgesprek belangrijk?

Een hoog ziekteverzuim verhoogt de werkdruk bij je andere medewerkers. Daardoor kan het productieproces in je bedrijf verstoord worden en kan je voor hoge kosten komen te staan om je bedrijf door te laten draaien. Door tijdens de ziekteperiode regelmatig contact te hebben met je medewerker:

  • krijg je inzicht in eventuele niet-medische problemen die spelen binnen je bedrijf.
  • blijft je werknemer betrokken bij het bedrijf, waardoor de drempel om terug te keren laag is.
  • krijg je inzicht in oorzaken van verzuim binnen jouw bedrijf, zodat je daarop actie kunt ondernemen
  • leer je om verzuim steeds beter bespreekbaar te maken, waardoor je sneller inzicht krijgt in mogelijke problemen die kunnen leiden tot verzuim.

Wanneer voer je een verzuimgesprek?

Het is belangrijk dat je medewerkers weten wat de regels zijn rondom ziekmelden. Je legt deze regels vast in een zogenaamd verzuimprotocol. In een verzuimprotocol leg je ook vast hoe vaak je tijdens de ziekteperiode contact hebt met je medewerker. Verzuimgesprekken vinden plaats vanaf het moment van ziekmelding tot en met de terugkeer op de werkvloer. Er zijn 4 soorten verzuimgesprekken:

  1. Eerste verzuimgesprek bij de ziekmelding. Vraag bij de ziekmelding goed door zodat je kunt inschatten of het verzuim kort- of langdurend zal zijn. Maar let op: je mag niet zomaar alles vragen! Zo mag je bijvoorbeeld niet vragen naar de reden van verzuim.
  2. Evaluatiegesprek tijdens de ziekteperiode. Elke vier tot zes weken voer je een evaluatiegesprek waarin je de voortgang bespreekt en het plan van aanpak evalueert. De inhoud van deze gesprekken leg je vast in een evaluatieverslag. Jij en je medewerker ondertekenen dit verslag. Dit document maakt deel uit van het re-integratiedossier.
  3. Terugkeergesprek bij de herstelmelding. Het terugkeergesprek vindt plaats op de dag dat je medewerker weer aan het werk gaat. Het is belangrijk dat hij hierbij goed begeleid wordt. Doe je dit niet voldoende? Dan bestaat de kans dat hij zich snel weer ziekmeldt. 
  4. Frequentieverzuimgesprek bij vaak terugkerend verzuim. Sommige medewerkers verzuimen meer dan gemiddeld. Bij regelmatig kortdurend verzuim is het belangrijk om met je medewerkers in gesprek te gaan om de oorzaak te achterhalen.

Inhoud van een verzuimgesprek

Elk verzuimgesprek verloopt anders. De inhoud hangt af van de omstandigheden. Zo verloopt een gesprek op het moment van ziekmelding heel anders dan een gesprek later in het ziekteproces. Een verzuimgesprek voeren is niet altijd gemakkelijk. Daarom is een goede voorbereiding belangrijk.

Vijf tips voor een succesvol verzuimgesprek:

  •  Geef vooraf duidelijk het doel van het gesprek aan
  •  Laat de werknemer in zijn waarde
  • Neem voldoende tijd, toon belangstelling en respect
  • Luister goed en stel open vragen
  • Maak duidelijke afspraken met je medewerker en leg ze vast

Meer weten?

Een goed verzuimgesprek kan helpen bij het behouden van je personeel. Wil je meer weten over het voeren van goede verzuimgesprekken of wil hulp bij je verzuimbeleid? Vul dan het contactformulier in en wij nemen contact met je op.