Hoe voer je een goed ontslaggesprek? Tien tips

Iemand ontslaan is niet eenvoudig, maar als het toch zover komt dan laat je iemand in een ontslaggesprek weten dat je het arbeidscontract beëindigd. Om het zo respectvol mogelijk te doen geven we je hier een aantal tips om mee te nemen in het ontslaggesprek.

Tien tips voor een ontslaggesprek

1: Een goede voorbereiding

Het ontslag mag nooit als een volslagen verrassing komen, dus zet goed op een rij wat de redenen zijn. Welke argumenten ga je aanvoeren voor het ontslag? Een goede voorbereiding voorkomt situaties waarin je vragen niet kunt beantwoorden. Denk ook na over de timing. Geef je werknemer tijd om het te laten bezinken en vragen te stellen. Zorg ervoor dat je werknemer geen afspraken heeft na het gesprek.

2: De reden

De reden van het ontslag moet legitiem zijn. Dat betekent dat de reden voor ontslag binnen de wet toegestaan is. 

3: Wees direct 

Hoe eerder je het slechte nieuws brengt, hoe beter. Als je dit lastig vindt, oefen het gesprek dan met iemand die je kent. Het heeft geen zin om eerst om de hete brij heen te draaien. Dat is niet respectvol naar je werknemer toe. Wees duidelijk en vertel direct wat de reden is voor zijn ontslag.

4: Hou het zakelijk 

Als het goed is, heb je een ontslagdossier opgebouwd. Verwijs hier naar en naar eerder gehouden functionerings- en beoordelingsgesprekken. Word niet persoonlijk en laat je niet verleiden tot opsommingen of een conflict. Nooit doen: troosten. Dit contrasteert met jouw boodschap en brengt de ontslagene in verwarring.

5: Geef je werknemer de ruimte

Een ontslag is nooit leuk en kan zelfs behoorlijk wat emoties losmaken. Laat je werknemer rustig uitpraten en beantwoord zijn of haar vragen. Als de situatie wat uit de hand loopt stel dan voor om een half uur pauze in te lassen en daarna verder te praten.

6: Begrip tonen 

Ook al is het in sommige gevallen lastig, je kunt de emoties in goede banen leiden door begrip te tonen. Benoem wat er gebeurt en stel je werknemer op zijn of haar gemak.

7: Ga niet in onderhandeling 

Je doet er goed aan bij je beslissing te blijven. Ook als je werknemer beterschap belooft. Je hebt dit besluit niet zomaar genomen en je hebt duidelijke argumenten. Geef aan dat je bij je beslissing blijft en herhaal wat er in het ontslagdossier staat, mocht dat nodig zijn. Herhaal de feiten.

8: Wijs je werknemer op een sociaal plan of andere mogelijkheden

Geef aan dat het een nieuw begin is voor je werknemer. Dat wil hij of zij waarschijnlijk niet horen, je kunt hem of haar een perspectief bieden voor de toekomst. Heb je geen sociaal plan, dan kun je je werknemer wijzen op loopbaanbegeleiding, een eventuele transitievergoeding en een uitkerin

9: Bespreek direct alle te nemen stappen 

Als je ontslagen wordt, wil je weten waar je aan toe bent. Vertel hem of haar wat de stappen zijn. Naar UWV of kantonrechter? Soms is het mogelijk om tot een ontslag met wederzijds goedvinden te komen. Zet alles op papier en geef dat je medewerker aan het eind van het gesprek mee. 

10: Afronding  

Plan eventueel nog een gesprek in voor de afronding, zodat je medewerker de tijd heeft gehad om van het slechte nieuws te bekomen. Maak hierin verdere afspraken over wanneer je de procedure in gang gaat zetten en over de financiële afwikkeling. Maak afspraken over wie het de andere collega’s vertelt. Let daarbij op dat er geen angst of negatieve emoties bij de rest van de organisatie achterblijven. Probeer het bespreekbaar te maken.

Meer weten?

Meer weten over waar je mee te maken hebt bij ontslag van een medewerker? Bekijk ook onze pagina’s over transitievergoeding en ontslagrecht.