Ontslagdossier

Wanneer je vindt dat een werknemer niet goed functioneert, is het mogelijk hem te ontslaan. Je moet dan wel met overtuigend bewijs onderbouwen dat het ontslag terecht en onvermijdelijk is. Hiervoor gebruik je een ontslagdossier, waarin je schriftelijke bewijzen verzamelt van het slechte functioneren of wangedrag van de werknemer.

Waar bestaat een ontslagdossier uit?

De bewijzen van slecht functioneren die je verzamelt zijn verslagen van functionerings- of beoordelingsgesprekken, officiële waarschuwingen of klachten die de werknemer heeft gekregen. Maar ook e-mails en WhatsApp-berichten kun je hierin opnemen. Maar focus je voor het dossier niet alleen op fouten en tekortkomingen. De kantonrechter wil namelijk zien wat jij aan verbeterplannen hebt voorgesteld. Hieronder vallen ook begeleidings- en coachingstrajecten en tussentijdse evaluaties.

1. Maak het personeelsdossier op orde

Een compleet personeelsdossier vormt de basis voor een goed ontslagdossier. In het personeelsdossier neem je zaken op als een duidelijke functie- en taakomschrijving, rapportages van beoordelings- en functioneringsgesprekken en eventuele promoties of disciplinaire maatregelen. Het personeelsdossier wordt automatisch een ontslagdossier als je de relevante informatie toevoegt.

2. Informeer je werknemer tijdig

Stel het op de hoogte brengen van een werknemer niet uit tot een beoordelingsgesprek. Als voor jou duidelijk is dat een werknemer niet goed functioneert, ga dan hierover het gesprek met hem aan. Leg in dat gesprek uit waarom je vindt dat hij niet goed functioneert en geef hiervan voorbeelden. Geef ook duidelijk aan wat er moet verbeteren. Benoem daarbij concrete doelen en resultaten. Zet ook deze verbeteracties op papier en laat je werknemer dit 'voor gezien' ondertekenen.

3. Een dossier opbouwen kost tijd

Een kantonrechter stelt geen duidelijke termijn voor dossieropbouw, maar houd rekening met minimaal zo'n 3 tot 6 maanden. Je hebt namelijk tijd nodig om voldoende feiten en bewijzen te verzamelen. Daarnaast moet je een werknemer de kans geven om zijn functioneren te verbeteren.

4. Zorg voor concrete en objectieve bewijslast

Gebruik in het ontslagdossier geen subjectieve omschrijvingen, zoals 'toont te weinig inzet'. Zorg ervoor dat je concrete voorbeelden noemt van situaties waarin de werknemer tekort schoot en niet voldeed aan de functie-eisen.
 

5. Voeg klachten van derden toe

Het kan zijn dat anderen ook last hebben van het slechte functioneren van de medewerker. Voeg deze getuigenissen toe aan het ontslagdossier en bespreek de klachten en mogelijke verbeterpunten met je werknemer. Geef daarbij ook ruimte voor zijn kant van het verhaal. Bij ernstige klachten kun je een officiële waarschuwing geven en deze ook opnemen in het ontslagdossier.

6. Neem een verbeterplan op in het ontslagdossier

De kantonrechter wil kunnen beoordelen of jij je werknemer de kans hebt gegeven zijn functioneren te verbeteren. Geef in een verbeterplan duidelijk aan hoe je hem daarbij ondersteunt en met welke middelen (bijvoorbeeld coaching of training). 

7. Vraag je werknemer alle verslagen te ondertekenen

Het is belangrijk om alle verslagen van functionerings- of beoordelingsgesprekken op te nemen in het ontslagdossier. Om ervoor te zorgen dat je werknemer deze ook echt leest, kun je hem vragen de verslagen 'voor gezien' te tekenen. 

8. Bewaak de privacy van de werknemer

De privacyregels voor het personeelsdossier gelden ook voor het ontslagdossier. Ga hier dus zorgvuldig mee om en deel niet zomaar gegevens uit het ontslagdossier. Zorg ook dat je het dossier goed beveiligt tegen datalekken, verlies of diefstal.

Meer weten?

Meer weten over waar je mee te maken hebt bij ontslag van een medewerker? Bekijk ook onze pagina’s over transitievergoeding, ontslagrecht en de arbeidsovereenkomst