Zo houd je een overzichtelijke administratie bij als ondernemer

Als zelfstandig ondernemer heb je veel vrijheden en ook verantwoordelijkheden, je administratie bijhouden is daar één van. Om ervoor te zorgen dat je op een goede manier je aangifte omzetbelasting (btw) en je jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting (IB) doet, is een goede boekhouding essentieel. Daarnaast kan het je ook belastingvoordelen opleveren! Hier lees je waar je rekening mee moet houden en aan welke eisen een goede administratie moet voldoen in de ogen van de Belastingdienst.

Spring snel naar:

Hoe zet je een administratie op als startende ondernemer? 

Allereerst: begin meteen! Van uitstel komt afstel, dus stel je administratie niet uit. Zodra jij bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en een btw-nummer hebt, ben je verplicht een administratie bij te houden en je belastingaangifte te doen. Zorg daarom dat je ook meteen je uren noteert en bonnetjes bewaard. Als starter moet je onder andere aan de volgende zaken denken:

  1. Ga je de boekhouding zelf doen of besteed je dit uit?
  2. Welke tools kun je gebruiken?
  3. Ken je de regels van een goede factuur? 

1. Boekhouding zelf doen of uitbesteden?

Wanneer je net start is de hoeveelheid administratie die je hebt wel te overzien. Hoe meer je gaat werken en uitgeven, hoe meer administratie erbij komt kijken. Als je eenmaal weet hoe je dat doet, is het eenvoudiger dan je denkt. Je kan ook overwegen het (deels) over te laten aan een boekhouder, ook dan is het prettig om te weten hoe je een goede administratie bijhoudt als zzp’er. Daarom is het goed om te kijken naar jouw situatie en of een boekhouder je werk uit handen kan nemen. De uren die je aan je administratie besteedt kun je namelijk ook rechtstreeks in je onderneming stoppen.

Voordelen van de boekhouding zelf doen:

  • Je bespaart op de kosten van een boekhouder of accountant;
  • Je hebt altijd en overal inzicht in je administratie.

Nadelen van de boekhouding zelf doen:

  • Het kost tijd;
  • Je ziet fiscale aftrekposten makkelijker over het hoofd.

2. Welke tools kun je gebruiken?

Verdiep je in verschillende (betaalde) tools waarmee je bonnetjes, facturen en gemaakte uren kan bijhouden. Tellow, TimeChimp, Toggl en MoneyMonk zijn bijvoorbeeld zulke programma’s.

3. Regels van een factuur?

Als ondernemer krijg je niet zomaar maandelijks een bedrag op je rekening gestort. Je stuurt een factuur van gewerkte uren, diensten, producten en/of goederen. Deze facturen vormen de basis van jouw onderneming én inkomsten. Die moeten dus voldoen aan een aantal regels. De factuur bevat 12 verplichte onderdelen, waaronder:

  • Jouw volledige naam en adres;
  • Volledige naam en adres van de opdrachtgever;
  • Jouw btw-identificatienummer;
  • Jouw KvK-nummer;
  • Een opeenvolgend nummer;
  • De datum waarop de factuur is uitgereikt;
  • Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd;
  • De hoeveelheid van de goederen of de omvang (uren) van de diensten die je hebt geleverd;
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
  • Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw;
  • Het btw-tarief dat je in rekening brengt;
  • Het btw-bedrag.

Welke eisen stelt de Belastingdienst aan een administratie?

Als ondernemer ben je voor de Belastingdienst verplicht je administratie 7 jaar lang te bewaren - zowel op papier als elektronisch. Dit geldt ook voor agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen en contracten. En voor onroerende zaken, zoals het huurcontract van een kantoorpand, geldt een uitgebreide bewaarplicht van 10 jaar. Als zelfstandige kun je de boekhouding met de volgende basisgegevens inrichten:

  • Grootboek. Al je inkomsten en uitgaven breng je onder in groepen, zoals bankrekeningen, ontvangen btw, betaalde btw, auto- en telefoonkosten en geleverde producten. Deze verzamel je in mappen die je grootboekadministratie vormen.
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie. Alle facturen van jouw klanten en leveranciers die komen van je in- en verkoopadministratie.
  • In- en verkoopadministratie. De in- en verkoopadministratie bestaat uit het inboeken van jouw verkoopfacturen en inkoopfacturen op grootboekrekeningen.
    Voorraadadministratie. Alleen als je werkt met inkoop en verkoop van goederen ben je verplicht minstens één keer per jaar de goederen te inventariseren, en de voorraad en de waarde ervan te vermelden in je boekhouding.
  • Loonadministratie (indien van toepassing). Dit is alleen van toepassing als je ook personeel in dienst hebt.

Hoe houd je een administratie bij als zzp’er?

Een administratie bijhouden is hetzelfde als de was doen, je kan ermee wachten totdat je geen schone sokken meer hebt, maar dan moet je letterlijk bergen verzetten. Doe je regelmatig een was dan loop je hier niet tegenaan. Hetzelfde geldt voor jouw administratie. Wacht niet totdat de bonnetjes uit je portemonnee vallen en jij je aangifte moet doen, maar houd het maandelijks bij. Zo zorg je ervoor dat je op tijd facturen verstuurt en betaalt. En je met gemak je aangiftes doet.

Met deze tips houd jij je administratie op orde

Verdeel je administratie in mappen, online én offline. Omdat je elk kwartaal aangifte moet doen is het verstandig om alle mappen per kwartaal en per jaar in te delen. Zo behoud je het overzicht. Je hebt zo’n 5 mappen nodig.

Map 1: inkomende facturen

Bijvoorbeeld van de aanschaf van een laptop of ondernemer die bepaalde werkzaamheden voor je heeft uitgevoerd.

Map 2: uitgaande facturen 

Dit zijn al je facturen naar klanten en opdrachtgevers. In deze map kun je ook je uren bijhouden.

Map 3: bonnen

Hierin verzamel je alle bonnen van gemaakte zakelijke kosten die je kan gebruiken als aftrekposten. Betaal je premie voor een arbeidsongeschiktheidsverzekering? Dan krijg je aan het begin van het nieuwe jaar een jaaroverzicht van je AOV-verzekeraar. Hierin staat hoeveel premie je hebt betaald.

Map 4: belastingbak

Hier plaats je alle aangiftes voor de btw en inkomstenbelasting en andere gegevens die voor de Belastingdienst relevant zijn. Bijvoorbeeld modelovereenkomsten.

De premie die je betaalt voor de AOV is fiscaal aftrekbaar van de inkomstenbelasting, deze premie valt onder de 'uitgaven voor inkomensbehouding'. De AOV-premie hoort dus bij de fiscaal aftrekbare kosten.

Map 5: contracten

Hierin sla je alle contracten en andere juridische documenten op die van toepassing zijn op jouw onderneming. Zoals afspraken met jouw klanten, opdrachtgevers en leveranciers of het huurcontract van je kantoor. 

Als jij je administratie op deze manier regelmatig bijhoudt, dan zijn je aangiftes een stuk eenvoudiger.